Privacy Reglement TaalTafels

TaalTafels registreert de gegevens van cursisten om de uitvoering van de lessen en bijkomende activiteiten mogelijk te maken en te faciliteren. Wij waarborgen uw privacy door strikte naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In dit reglement wordt toegelicht hoe wij omgaan met de persoonsgegevens van cursisten. TaalTafels stelt werknemers en cursisten op de hoogte van het bestaan van dit reglement.

Artikel 1. Begripsbepalingen

Cursist: een persoon die zich ingeschreven heeft bij TaalTafels voor het volgen van een cursus. Cursisten die zich reeds hebben uitgeschreven of de cursus hebben afgerond vallen hier ook onder.

Medewerker: elke persoon die werkt voor TaalTafels, of dat nou in dienstverband is, op freelance basis of vrijwillig.

DUO: Dienst uitvoering onderwijs

Verwerken van informatie en persoonsgegevens: het raadplegen, verzamelen, aanvullen, verwijderen, aanpassen en delen van gegevens.

AVG – Algemene verordening gegevensbescherming

UAVG – Uitvoeringwet Algemene verordening gegevensbescherming

Derden: de instanties en individuen die niet werkzaam zijn bij TaalTafels.

Artikel 2. Strekking van het reglement

De directie van TaalTafels is verantwoordelijk voor de implementatie en naleving van de AVG en UAVG.

Dit reglement is van kracht op alle verwerkte persoonsgegevens door TaalTafels Dit reglement is van kracht op alle cursisten. Dit reglement is van toepassing op zowel huidige als voormalige cursisten.

Artikel 3. Doel van registratie

Het doel van de registratie is het verkrijgen van alle gegevens die nodig zijn om de doeleinden van een taal– en inburgeringsbedrijf te verwezenlijken.
De volgende doelen en situaties kunnen het verwerken van persoonsgegevens vereisen:

• Aanmelding voor en beëindiging van een cursus,
• Intake en toetsing,
• Het aanmelden bij DUO voor het verkrijgen van een lening van de Wet Inburgering,
• Deelname aan tevredenheidsonderzoeken,
• Verwerking van resultaten en voortgang,
• Het verkrijgen van de nodige certificaten,
• Het verwerken en afhandelen van klachten,
• Andere doelen mits de cursist vooraf expliciet toestemming geeft.

Artikel 4. Beveiliging

TaalTafels doet er alles aan om de gegevens van cursisten alleen toegankelijk te houden voor bevoegde en relevante personen. De nodige maatregelen zullen genomen worden om verlies of diefstal van de gegevens te voorkomen.

• Papieren en dossiers worden in kasten bewaard die op slot gedaan worden.
• Digitale gegevens worden bewaard op beveiligde harde schijven.
• Het geautomatiseerde systeem is versleuteld met een wachtwoord.
• Alle bovengenoemde opslagplaatsen van gegevens zijn slechts toegankelijk voor de bevoegde medewerkers. Alleen deze medewerkers zullen over wachtwoorden en sleutels beschikken. Alle personen die bevoegd zijn om persoonsgegevens te verwerken zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht.

Artikel 5. Soorten gegevens en toestemming
De volgende gegevens worden verzameld:

• NAW (naam, adres, woonplaats) gegevens
• Geslacht
• Telefoonnummer en emailadres
• Bankrekeningnummer
• BSN (Burgerservicenummer)
• Contact gegevens van derde instanties en contact persoon
• Persoonlijke gegevens relevant voor het bepalen van het niveau van opleiding, ervaring (land van herkomst, opleiding, beroep etc.)
• Medische gegevens indien nodig

Hiernaast worden ook gedurende de opleiding de voortgang en evaluaties verwerkt.

Alle bovengenoemde gegevens worden verkregen en opgeslagen met expliciete toestemming van de cursist. Indien het nodig is dat gegevens worden gedeeld met derde instanties die relevant zijn voor de cursus, gebeurt dit slechts na toestemming van de cursist.

De cursist heeft recht op inzage in de opgeslagen persoonsgegevens en kan een verzoek tot inzage bij de directie van TaalTafels indienen.

Artikel 6. Bewaartermijn persoonsgegevens

Alle opgeslagen persoonsgegevens worden maximaal 3 jaar bewaard na het beëindigen van de cursus tenzij er expliciet toestemming is gegeven door de cursist om deze langer te bewaren of tenzij er een wettelijke verplichting is die hiervan afwijkt.

Artikel 7. Verstrekking van informatie aan derden
Indien nodig, kan (alle relevante) informatie gedeeld worden met derde instanties. Deze derde partijen worden door TaalTafels op de hoogte gesteld van de voorwaarden en beperkingen voor het verwerken van persoonsgegevens.
Met de volgende instanties kan informatie gedeeld worden:

• Werkgever van de cursist.
• Opdrachtgevers en verwijzende instanties zoals o.a. DUO, Gemeente of onderwijsinstellingen.
• Instanties die informatie nodig hebben voor het verstrekken van certificaten en keurmerken.
• Instanties die verantwoordelijk zijn voor het afhandelen van klachten en geschillen.
• Instanties die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van vorderingen.
• Andere relevante instanties na toestemming van de cursist.

Artikel 8. Bekendmaking van het reglement

TaalTafels stelt werknemers en cursisten op de hoogte van het bestaan en de vindplaats van dit reglement.

• Het reglement wordt op schrift overhandigd aan de cursist en samen mondeling doorgenomen alvorens de cursist het eerste contract met TaalTafels ondertekent.
• Medewerkers, zowel in vaste dienst als op zzp contractbasis, worden in een persoonlijk gesprek op de hoogte gesteld van dit reglement. Zij krijgen het reglement op papier uitgereikt. Dit gebeurt altijd voorafgaande aan de uitvoer van werkzaamheden voor TaalTafels, waarbij zij mogelijkerwijs in aanraking komen met persoonsgegevens  van cursisten.